Comunicación para pymes y micropymes. Consejos prácticos para la redacción de cartas comerciales.

No importa el tamaño de la empresa. En nuestra experiencia de asesoramiento en comunicación interna y externa, tanto para grandes empresas, como para pymes y dobleSTUDIO micropymes, nos hemos encontrado con casos curiosos que se pueden trasladar a compañías de cualquier dimensión. Por ejemplo, empresas con una sede de “diseño” o líderes nacionales en su sector que, sin embargo, descuidan la redacción de las cartas o correos electrónicos a través de los que se relacionan con sus clientes, socios, posibles clientes, proveedores y otros públicos, como por ejemplo representantes institucionales o asociaciones con las que interaccionan. Una carta con un mensaje poco claro, con faltas de ortografía, erratas o un estilo inadecuado puede repercutir negativamente en la imagen o reputación de una empresa.
Una carta comercial puede ser escrita por muy diferentes motivos: comunicar un cambio en la empresa, la apertura de una nueva sede, la oferta de un nuevo producto o servicio, una promoción, invitar a una jornada de puertas abiertas o simplemente informar de un cambio de número de cuenta para facturar. Desde aquí sólo queremos ofrecer algunos consejos prácticos y genéricos que esperamos que sean útiles para todos a la hora de comunicarse por escrito con los diferentes públicos objetivo.
1. Tener en cuenta quiénes son los destinatarios. Analizar previamente a quién nos dirigimos para definir el estilo de redacción de la carta (es distinto a un representante institucional que no conocemos que a un cliente habitual).
2. Ser claro, para intentar que todos los receptores entiendan el mensaje.
3. Ser conciso y breve, porque el tiempo es oro para todos.
4. Ser directo. Intentar resumir en el primer párrafo el mensaje que se quiere transmitir en pocas palabras (qué, cuándo, cómo, quién y por qué).
5. Si hay varios mensajes, intentar ordenarlos por párrafos con orden jerárquico (de mayor a menor importancia).
6. Cuidar la presentación: márgenes, diseño de la página, etc.
7. Evitar tecnicismos y, si son necesarios, explicar su significado.
8. No abusar de las mayúsculas, las negritas, los entrecomillados o abreviaturas.
9. Si se trata de una plantilla, asegurarnos de que el encabezamiento es el correcto para cada persona.
10. Intentar utilizar una tipografía que facilite la lectura, como la Arial o similar (sin “palitos” en las letras), en un tamaño medio (en Arial sería 12).
11. Párrafos breves (no más de 7-8 líneas), frases cortas y estructura simple: sujeto+verbo+predicado.
12. Estructura ágil: encabezamiento, cuerpo y cierre.
En la parte superior de la carta, en el centro o un lateral, debería incluirse el logotipo de la empresa y sus datos principales (dirección, teléfono, web y correo electrónico de contacto). Estos datos también pueden incluirse en la parte inferior de la carta. Más abajo se pueden insertar, aunque no siempre es necesario, los datos de la persona a la que se dirige (nombre, cargo y empresa), a la derecha o la izquierda, justificando los datos con el margen.
Hay que incluir siempre la fecha, como el ejemplo siguiente: Madrid, 19 de febrero de 2011. Más abajo, a la izquierda, el encabezamiento de la carta (Estimado Sr. Pérez, Apreciada Sra. Pérez, por ejemplo). Después, el cuerpo de la carta y la despedida. Al final de la carta, tras la firma, debería aparecer el nombre y cargo de la persona que envía la carta.
13. Se recomienda incluir una firma realizada a mano, aunque sea escaneada e insertada en la página (no es necesario firmar una a una).
14. Y sobre todo, repasar el texto para evitar faltas de ortografía o erratas.
El cuidado de estilo y redacción de los mensajes siempre dará mayor sensación de credibilidad y confianza sobre la empresa en la persona que lo recibe, y el efecto de la carta será más eficaz.
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Acerca de dobleSTUDIO

Contamos con más de quince años de experiencia a nivel nacional en fotografía para empresas aplicada a la comunicación corporativa, el marketing y la publicidad, así como en estrategias de relación con medios de comunicación, generación de contenidos y gestión de redes sociales. También realizamos reportajes de boda y otros eventos sociales con un estilo de fotografía natural y espontánea. Además estamos especializados en retrato de estudio o en exteriores para todas las edades, personalizados para cada caso. We have over 15 years experience in photography in relation to corporate communications, marketing and advertising as well as in media communication strategies. We also specialize in wedding and other social events with a natural and spontaneous photographic style. We also specialize in portrait studio or on location for all ages, tailored for each case.
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